Järjestätkö arvontoja tai kilpailuja esimerkiksi somessa yrityksen tileillä? Editan kouluttaja ja immateriaalioikeuksiin, kuluttaja- ja markkinointijuridiikkaan sekä tietosuojakysymyksiin erikoistunut asianajaja Emilia Hodge sanoo, että arvontoihin ja kilpailuihin liittyviä juridisia riskejä voi hallita toteuttamalla niiden ehdot paremmin.
Vaatimus ehtojen esittämisestä perustuu lakiin sekä viranomaisen ohjeistukseen. Jos järjestää arvontoja tai kilpailuja, on niiden yhteydessä kerrottava tarpeelliset tiedot, kuten järjestäjä, säännöt, toimintaohjeet, kilpailuaika, ja millä perusteella kilpailun voittaja ratkaistaan. Lisäksi tulee huomioida verotukselliset seikat. Ehtojen tulee olla selkeät ja helposti saatavilla.
Emilia Hodge sanoo, että moni yritys tai muu toimija voi vähentää juridisia riskejä laatimalla ehdot huolellisesti. Jos ehdot eivät ole helposti saatavilla tai niissä on puutteita tai muita ongelmia, ei ole poissuljettua, että viranomainen puuttuu asiaan.
Laadi ehdot joka kerta
– Ensinnäkin olisi syytä laatia ehdot aina tilannekohtaisesti. Harvoin on olemassa sellaista ehtopohjaa, joka soveltuisi ongelmattomasti kaikkiin mahdollisiin tapauksiin, vaan etenkin jokaiseen uuteen ideaan perustuvan arvonnan ja kilpailun osalta olisi syytä käydä ehdot läpi aina kyseessä olevan tilanteen näkökulmasta.
Toiseksi kannattaa panostaa ehtojen selkeyteen ja ymmärrettävyyteen. Myös kohdeyleisö – varsinkin sen ikä ja kielelliset seikat on hyvä pitää mielessä. Lapset ja nuoret ovat erityisasemassa, eikä esimerkiksi palkinnon tule olla sellainen, joka ei heille sovellu, kuten palvelu, jonka käyttöön edellytetään tiettyä ikää.
Hodge vinkkaa hyödyntämään vaikka palvelumuotoilun tai graafisen suunnittelun keinoja niin, että osallistujat tarvittaessa löytävät helposti ehtojen äärelle.
Miten järjestät henkilötietojen käsittelyn?
Arvonnan tai kilpailujen järjestämiseen liittyy myös henkilötietojen käsittely ja niitä koskeva lainsäädäntö. Lainsäädäntö velvoittaa esimerkiksi määrittelemään perusteen, jolla tietojen käsittely on mahdollista, määrittämään tietojen poistoajan sekä järjestämään tietojenkäsittelyn kaikilta osin lain velvoitteiden mukaisesti.
– Lainsäädännön velvoitteita tulee arvioida aina oman toiminnan näkökulmasta, kilpailuja ja arvontoja kun voi järjestää niin monella tavalla. Olennaista on se, että ennen aloittamista tekee pohdinnan ja miettii, miten henkilötietojen käsittely järjestetään, Hodge sanoo.
Lisäksi henkilötietojen käsittelystä tulee tiedottaa ulospäin. Linkittäessä arvonnan aikaisemmin laadittuun tietosuojaselosteeseen kannattaa tarkistaa, että seloste todella soveltuu kyseiseen käsittelytoimeen.
Varaudu osoittamaan huolellisuutesi
Kuluttaja- ja kilpailuviranomaisen ja tietosuojavaltuutetun ohjeistuksen lisäksi arvontoja järjestäessä on tärkeää huomioida kuluttajia suojaava lainsäädäntö myös muilta osin.
– Mikäli valvova viranomainen puuttuu arvontojen tai kilpailujen järjestämiseen, on syytä olla pohdittuna se, miten voi osoittaa oman huolellisuutensa valvonnan alkaessa. Jos valvontaratkaisun haluaa riitauttaa, linjausta voi hakea viime kädessä tuomioistuimen kautta, mutta se on toki harvinaisempaa. Kuitenkin esimerkiksi periaatteellisesti tärkeissä asioissa näin voidaan menetellä.
Valvovalla viranomaisella on monenlaisia keinoja puuttua lainvastaiseksi katsomaansa menettelyyn, esimerkiksi antaa huomautuksen, määrätä seuraamusmaksun tai kieltää sen. Jos markkinointi katsotaan lainvastaiseksi, voidaan asettaa sakon uhka. Emilia Hodge kertoo, että usein tilanteet kuitenkin ratkeavat jo valvontaprosessin aikana.