Työhaastattelussa ja koko rekrytointiprosessin aikana tulisi kysyä työnhakijasta ainoastaan sellaisia tietoja, joista on merkitystä haettavan tehtävän kannalta. Erityisesti tulisi välttää kysymyksiä, jotka voivat johtaa syrjintäolettamaan. Editan kouluttajat Maria Penttilä ja Leena Alapuranen kertovat, mitä aiheita työhaastattelussa kannattaa välttää.
Työhaastattelussa haetaan hakijan vahvuuksia ja sopivuutta työtehtävään. Haastattelija ei kuitenkaan saa kysyä työnhakijoilta ihan mitä vain. Onko olemassa nyrkkisääntöä siihen, millaisia kysymyksiä haastattelija ei saa esittää työhaastattelussa? Entä jos haastateltava itse ottaa ”kielletyn” aiheen puheeksi?
Editan kouluttajat, tietosuojaan ja yksityisyyden suojaan perehtynyt juristi Leena Alapuranen sekä työoikeuteen erikoistunut asianajaja ja varatuomari Maria Penttilä kertovat, mitkä ovat työhaastatteluprosessin vaaranpaikat.
Älä googlaa tai etsi työnhakijaa somesta
Jo ennen haastattelua rekrytoija saa käsiinsä tietoa haastateltavasta muun muassa työhakemuksen ja CV:n perusteella. Voiko rekrytoija etsiä työnhakijasta tietoa Googlesta tai sosiaalisesta mediasta? Lyhyt vastaus on ei.
– Työnantajan pitäisi kerätä henkilötietoja ensisijaisesti hakijalta itseltään. Hakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä muualta, kuten hakijan somesta, mutta silloinkin työnantajan on huomioitava tarpeellisuusedellytys. Työnantaja saa kerätä työnhakijoista vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeen työpaikan täyttämisen kannalta, Googlesta ja somesta löytyvät tiedot eivät välttämättä sellaisia ole, Penttilä kertoo.
– Lisäksi työnantajan pitäisi ilmoittaa työnhakijalle kerätessään tietoja muualta kuin työntekijältä itseltään, jolla varmistetaan kerättyjen tietojen oikeellisuus. Esimerkiksi googlettamalla tai somesta saattaa löytyä useita samannimisiä henkilöitä ja voi hyvin olla mahdollista, että työnantaja löytääkin tietoja ihan toisesta henkilöstä kuin hakijasta.
Henkilötietojen käsittelyn kannalta on muistettava, että kyse ei ole henkilötietojen käsittelystä, jos työnantaja ei kirjaa somesta tai googlesta katsomiaan tietoja mihinkään. Pelkkä katsominenkin voi kuitenkin aiheuttaa työoikeudellisia haasteita, jos työnantaja käyttää löytämiään tietoja päätöksentekoon.
Jos työnantaja esimerkiksi selvittää somen kautta, että työntekijällä on pieniä lapsia, eikä henkilö tule valituksi tehtävään, voi syntyä syrjintäolettama.
Älä kysy tehtävän kannalta tarpeettomia kysymyksiä
Ei ole olemassa tyhjentävää listaa kysymyksistä, joita ei saisi työhaastattelussa kysyä. Miten siis välttyä kysymästä vahingossa kiellettyjä kysymyksiä? Olisiko parasta ottaa lakikirja haastatteluun tai perehtyä mahdollisimman moneen ennakkotapaukseen?
– Mitään tehtävään valitsemisen kannalta tarpeettomia kysymyksiä ei saisi esittää. Haastattelijan olisi hyvä ennen haastattelua pohtia, mitkä tiedot todella ovat tarpeellisia, Penttilä summaa.
– Harmaata aluetta ovat sopivuutta koskevat tiedot. Tärkeintä on kuitenkin miettiä kysymykset huolella etukäteen ja olla tasapuolinen kaikkien haastatteluiden suhteen, Alapuranen täydentää.
Erityisesti pitäisi välttää kysymyksiä, jotka voivat johtaa syrjintäolettamaan. Haastateltava voi siis kokea, että häntä ei valittu tehtävään syystä, jolla ei pitäisi olla vaikutusta rekrytointiprosessissa.
Jos työnhakija kohtaa työhaastattelussa kielletyn kysymyksen, voi hän kohteliaasti kysyä syytä kysymykselle tai kieltäytyä vastaamasta. Hakijalla on oikeus olla vastaamatta, mutta tilanne voi olla haastateltavalle jännittävä ja vaikea, jolloin haastattelijan vastuu tilanteessa korostuu.
Työhaastettelussa tulisi välttää näitä aiheita
- Kuuluminen ammattiliittoon
- Poliittinen aktiivisuus
- Seksuaalinen suuntautuminen
- Siviilisääty
- Onko sinulla pieniä lapsia?
Entä jos haastateltava itse ottaa aiheen puheeksi?
Työhaastattelussa keskustellaan usein konkreettisin esimerkein omista kokemuksista ja vahvuuksista työelämään liittyen. Miten haastattelijan tulee toimia, jos haastateltava itse ottaa esiin aiheen, josta haastattelija ei saisi kysyä?
– Haastattelijan on hyvä kertoa haastateltavalle, etteivät nämä kerrotut asiat ole merkityksellisiä avoinna olevan tehtävän kannalta ja pyrkiä ohjaamaan keskustelu tehtävän kannalta relevantteihin aiheisiin. Jos keskusteluun lähtee mukaan, voi samalla ryhtyä tietojen keräämiseen tai vaikuttaa syrjintäolettaman syntymiseen, Penttilä sanoo.
– Keskustelun jatkaminen voi antaa myös mielikuvan siitä, että aiheella olisi merkitystä paikan saamisen kannalta. Hakijalle jännittävässä tilanteessa voi myös unohtua, kumpi aiheen olikaan nostanut esiin.
Kielletyistä kysymyksistä voi tulla seuraamuksia
Voiko niin sanotun kielletyn kysymyksen esittämisestä olla seuraamuksia haastattelijalle tai organisaatiolle?
– Kyllä. Tarpeettomien henkilötietojen keräämisestä voi seurata rekrytoivalle työnantajaorganisaatiolle vahingonkorvausvastuu ja/tai hallinnollinen sakko. Ääritilanteessa rekrytoiva henkilö voi joutua rikosoikeudelliseen vastuuseen työelämän tietosuojalain rikkomisesta tai tietosuojarikoksesta, Penttilä kertoo.
Jos kyse on syrjinnästä, työoikeudellisesti työnantajataho voi joutua hyvitys- ja vahingonkorvausvastuuseen ja rekrytoiva henkilö rikosoikeudelliseen vastuuseen työsyrjinnästä. Virkamiehellä ja viranhaltijalla seurauksena voi olla myös virkavastuuseen liittyvä rangaistusvastuu.