Whistleblower-direktiivi teettää organisaatioille lähiaikoina lisätyötä ja kustannuksia. Se kannattaa kuitenkin nähdä ennemmin mahdollisuutena kuin uhkana, sanovat Editan Whistleblowing-webinaarisarjan kouluttajat Anne Vanhala ja Mika Kärkkäinen.
EU:n whistleblower-direktiivin kansallinen lainsäädäntö ilmoituskanavan käyttöönotosta tulee voimaan pian. Hallitus antoi lakiesityksensä Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta syyskuussa 2022.
Direktiivi velvoittaa sekä julkisen että yksityisen sektorin oikeushenkilöitä ottamaan käyttöön ilmoituskanavan, jonka tarkoituksena on, että mahdollisiin väärinkäytöksiin päästäisiin tarttumaan jo varhaisessa vaiheessa yrityksen sisällä. Monilla suuryrityksillä on ollut vapaaehtoisesti ilmoituskanava käytössä jo vuosikymmeniä, mutta EU:lla ei ole aiemmin ollut aiheesta yhtenäistä sääntelyä. EU:ssa onkin tunnistettu tarve suojata ilmoittajia, jotka nostavat esiin epäkohtia ja lainvastaista toimintaa.
– Kun organisaation työntekijä tuo tietoja julkisuuteen, hänelle ei välttämättä käy kovin hyvin, vaan ilmoittajaan saatetaan kohdistaa erilaisia vastatoimia ja ilmoittaja voidaan irtisanoa. EU:n direktiivi keskittyykin ilmoittajan suojaamiseen ja vastatoimien kieltoon, Anne Vanhala kertoo.
Tulevassa laissa pyritään siis luomaan selkeät puitteet sisäiselle ilmoituskanavalle ja prosessissa korostetaan ilmoittajan suojaa. Ilmoitusten käsittelylle on tiukka aikaikkuna, jonka umpeuduttua ilmoittaja voi mennä viranomaisen ylläpitämään kanavaan.
Ilmoittajan oikeudet korostuvat
Direktiivissä on laaja vastatoimikielto, josta voi tulla työnantajalle hyvitysseuraus maksettavaksi. Vastatoimien määritelmä on tämänhetkisessä lakiluonnoksessa hyvin laaja.
Käytännössä mikä tahansa kielteinen seuraus voidaan tulkita vastatoimeksi, esimerkiksi jos työntekijä ei pääse haluamaansa koulutukseen, saa varoituksen tai lomautetaan sen jälkeen, kun hän on tehnyt ilmoituksen.
– Tähän toivoisi lainsäätäjältä hieman täsmennystä käytännön elämää varten. Lakiluonnoksen perusteella ilmoittaja voisi tulkita minkä tahansa negatiivisen reaktion työnantajan taholta vastatoimeksi, Mika Kärkkäinen sanoo.
Lisäksi direktiiviehdotuksessa on mukana helpotettu todistustaakka, mikä tarkoittaa sitä, että ilmoittajan ei vastatoimia epäillessään tarvitse osoittaa täyttä syy-yhteyttä toteen. Sen sijaan työnantajalla on vastatoimiolettaman synnyttyä velvoite osoittaa, että asioilla ei ole yhteyttä.
Millaisia vaatimuksia kansallinen laki asettaa?
Mahdollisesti vuoden 2023 alusta alkaen kaikilla vähintään 250 henkilöä työllistävillä yrityksillä tulee siis olla ilmoituskanava käytössä. Tätä pienempiä, vähintään 50 henkeä työllistäviä organisaatioita direktiivi alkaa velvoittaa parin vuoden päästä.
Yrityksen on nimettävä henkilö, joka vastaa kanavan perustamisesta, käsittelystä ja jatkokäsittelystä. Se voi ainakin lakiesityksen mukaan olla myös ulkopuolinen palveluntarjoaja, mutta silloinkin yrityksen tulee osallistua erityisesti jatkotoimista päättämiseen ja niiden toteuttamiseen.
Kuka yrityksissä ilmoituskanavasta sitten vastaa? Suurissa yrityksissä, joilla on compliance-osasto, on ilmoituskanava yleensä Compliance Officerin vastuulla. Jos sellaista ei ole, ilmoituskanavasta voi vastata esimerkiksi yrityksen juristi, talousjohtaja tai HR-johtaja.
Informointivelvoite ja tietosuoja huomioitava
Käytännön toteutustavalle kansallinen laki ei aseta sinänsä vaatimuksia, mutta velvoittaa esimerkiksi informoimaan ilmoittajalle asian etenemisestä ja huomioimaan tietosuojan.
– Tietosuojavaltuutettu edellyttää tällä hetkellä, että ennen kanavan perustamista tehdään tietosuojan vaikutusten arviointi. Siinä kartoitetaan mahdollisia riskejä ja pyritään siihen, että käytettävät menetelmät ovat mahdollisimman tietoturvallisia, Mika Kärkkäinen kertoo.
Ilmoituskanava voi siis periaatteessa olla vaikka postilaatikko kahvihuoneessa, mutta käytännössä silloin voi olla vaikea huolehtia sekä informointivelvoitteesta että yksityisyydensuojasta.
Ilmoittamisen voi tehdä myös suullisesti, mutta silloin tulee mahdollistaa myös tapaaminen kasvokkain ilmoittajan kanssa. Suullisesta ilmoituksesta on oltava tallenne tai keskustelusta on laadittava tarkka pöytäkirja. Suullinen ilmoittaminen on siis tässä mielessä työläämpää.
– Itse suosisin sähköistä järjestelmää. Palveluntarjoajia ja erilaisia järjestelmiä on paljon, joten sanoisin, että pienemmillekin organisaatioille löytyy kustannustehokas tapa, Anne Vanhala sanoo.
Väärinkäytösten esiintulo on kaikkien etu
Vaikka ilmoituskanava teettää työnantajille lisätyötä ja kustannuksiakin, on se kuitenkin organisaatiolle edullisempi ja kaikin puolin parempi toimintatapa kuin jos väärinkäytösten sattuessa mentäisiin viranomaisten tai median pakeille, huomauttaa Vanhala.
Ilmoituskanavalla ja ilmoittamisella saattaa myös olla vähän paha katku. Sillä on merkitystä, miten asiasta organisaation sisällä puhutaan ja miksi sitä kutsutaan. Ilmoituskanava on neutraali termi, joka tulee lainsäädännöstä.
– Kun on kyse väärinkäytöksistä, on lopulta kaikkien etu, että ne tulevat ilmi. Ilmoituskanava kannattaakin nähdä ennemmin mahdollisuutena kuin uhkana, Vanhala sanoo.
Artikkelia päivitetty ajankohtaiseksi 10.10.2022.
Tutustu kirjoihin ja koulutuksiin
Tutustu koulutuksiin ja kirjoihin, jotka auttavat whistleblowing-kanavien onnistuneiden käytäntöjen luomisessa ja organisaation eettisen toimintakulttuurin ja compliance-ohjelmien rakentamisessa.
Lue lisää
Katso myös:
Mitä työoikeudessa tapahtuu juuri nyt? 3 ajankohtaista uudistusta
