Millä tavoin teidän organisaatiossanne valvotaan etätyötä? Editan kouluttajat, työelämän tietosuoja-asioihin perehtynyt juristi Leena Alapuranen ja työoikeuteen erikoistunut asianajaja Maria Penttilä kertovat etätyön valvonnan keinoista, ulkomailla työskentelystä sekä työnantajan oikeuksista määrätä etätyön teolle rajoituksia.
Etätyöskentely perustuu sopimukseen, jossa työntekijä hyväksyy työnantajan määrittelemät työskentelytavat ja johon työntekijöiden on sitouduttava, jos haluaa tehdä töitä etäyhteyksillä. Leena Alapuranen ja Maria Penttilä kertovat, että yleisimmät kysymykset etätyön valvonnasta liittyvät kameran käyttöön erilaisissa tilanteissa.
– On yleistä, että työntekijät eivät halua pitää kameraa päällä kokouksissa yksityisyydensuojaan tai kotirauhaan vedoten. Työnantajalla on kuitenkin oikeus määritellä, millä tavoin työtä voidaan etänä tehdä, Penttilä kertoo.
Työnantaja voi vaatia kameran päällä pitämistä palavereissa työsuojeluun vedoten. Halutessaan työntekijä voi hyödyntää etäviestipalveluista löytyviä asetuksia, joilla taustan voi häivyttää tai piilottaa kokonaan.
Työnantajalla on velvollisuus valvoa työaikaa
Etäpalaverien videoyhteyden päällä pitämisen lisäksi työnantaja voi valvoa etätyöhön käytettyä työaikaa erilaisten sovellusten avulla.
– Työnantajalla on työaikalakiin perustuva velvollisuus valvoa työntekijöiden työaikaa ja ylläpitää työaikakirjanpitoa. Käytännössä valvonta voi tapahtua esimerkiksi vaatimalla kirjautumista etätyöpalaverisovellukseen työaikojen puitteissa tai tuntikirjanpitoa etätyötä tekeviltä työntekijöiltä, Penttilä kertoo.
Valvonnan on kuitenkin perustuttava yhdessä sovittuihin sääntöihin. Monet sosiaalisessa mediassa paljon puhututtaneet etätyön valvonnan keinot, kuten näytöstä otettavat säännölliset ruutukaappaukset, eivät ole Euroopassa sallittuja.
– Euroopassa lainsäädäntö perustuu avoimeen ja läpinäkyvään tietojen käsittelyyn, joka koskee myös työntekijöitä. Homma lähtee yhteisistä pelisäännöistä eli siitä, että ohjeistukset ovat kunnossa ja työntekijät tietävät, mitä, miksi ja miten tietoja käsitellään ja kerätään, Alapuranen kertoo.
Oikeuden etätyöhön saa evätä
Teknisistä valvonnan työkaluista ja yhdessä sovituista pelisäännöistä huolimatta etätyön valvonnan haasteet liittyvät usein työstä suoriutumiseen.
– Jonkin verran työnantajat kysyvät, miten toimia tilanteessa, jossa etätyötä tekevällä henkilöllä epäillään päihdeongelmaa. Ne jäävätkin usein helposti pimentoon, ja niihin puuttumiseen voi olla melko korkea kynnys, sillä epäilyn todentaminen on haastavaa etätyöolosuhteissa, Penttilä kertoo.
Työnantajan tulee poikkeuksetta puuttua tilanteeseen, jos on riittävästi näyttöä epäillä päihteidenkäyttöä työajalla.
Työn suoriutumisen haasteet voivat liittyä myös työntekijöiden hyvinvointiin ja työssä jaksamiseen. Tällöin työnantajalla on hyväksyttävä syy evätä etätyön tekemisen oikeus määräajaksi tai muuten poiketa tasapuolisen kohtelun vaatimuksesta.
Ulkomailta työskentely vaatii erillistä sopimista
Etätyön yleistyessä osa työpaikoista tarjoaa työntekijöilleen mahdollisuutta työskennellä rajatun, ennalta sovitun ajanjakson ulkomailta käsin. Lähtökohtaisesti ulkomailta työskentely on kiellettyä, elleivät työnantaja ja työntekijä ole erikseen asiasta sopineet. Ulkomaille lähtiessä vaaditaan sosiaaliturvaan ja verotukseen liittyviä todistuksia tai selvityksiä.
– Työntekijältä, joka haluaa lähteä tekemään etätöitä ulkomaille (EU- tai ETA-maahan, Sveitsiin tai Britanniaan), vaaditaan A1-todistus. Sen avulla työnantaja välttää riskit sen suhteen, että joutuisi maksamaan sosiaaliturvamaksuja kahteen maahan samanaikaisesti, Penttilä kertoo.
Jotkut suuret toimijat ovat usein linjanneet, että työskentely väliaikaisesti EU- tai ETA-maissa on sallittua A1-todistuksella, sillä se tunnistetaan helposti Euroopan Unioniin kuuluvissa maissa. Tällöin mahdollisuutta ulkomailla työskentelyyn on tarjottava kaikille samassa asemassa oleville.
– Tasapuolisen kohtelun periaate pätee myös ulkomailla työskentelyyn liittyvissä asioissa. Jos se sallitaan yhdelle työntekijälle, on sen oltava sallittua myös muille samassa asemassa oleville organisaation toimijoille, Alapuranen sanoo.
Periaate pätee kaikkiin niihin organisaation työntekijöihin, jotka toimivat samankaltaisessa roolissa tai joilla on samantyyppisiä työtehtäviä. Ulkomailla työskentelyä ei tarvitse mahdollistaa esimerkiksi silloin, jos työntekijän työtehtävät ovat sellaisia, ettei niitä syystä tai toisesta voi hoitaa ulkomailta käsin.
Mobiililaitteet herättävät uusia kysymyksiä
Työelämän murrosta kiihdyttänyt koronapandemia on tuonut etätyöhön ja sen valvontaan liittyviä kysymyksiä ajankohtaisemmaksi kuin koskaan ennen. Lähitulevaisuuden kysymykset ja haasteet liittyvät sekä teknologiseen kehitykseen että ihmisten uudenlaisiin tarpeisiin muokata työelämää itselleen sopivaksi.
– Nykypäivänä monet tekevät töitä matkapuhelimella. Sillä työskentelyyn liittyy omia haasteita ja kysymyksiä, kuten se, miten niitä ylipäätään saa hyödyntää työskentelyssä. Toisaalta monet lähitulevaisuuden kysymykset liittyvät toimistolle palaamiseen, jolloin etätyöhön liittyville kysymyksille jää pienempi merkitys, Alapuranen pohtii.
Artikkeli: Iina Knuutinen
Kuva: Jacob Lund/Shutterstock
